Hvert ungmenni er einstakt og með mismunandi þarfir og því byggist starfsemi Vinakots á því að einstaklingsmiða þjónustu hvers og eins út frá þeirra þörfum. Við störfum eftir hugmyndafræðinni tengslamyndandi nálgun þar sem áhersla er lögð á að vera til staðar fyrir ungmenni og hjálpa þeim að finna að þau séu okkur mikilvæg og að þau séu með stöðugt heimili hjá okkur. Áhersla er einnig á að vinna í samstarfi við þau, vera þeim örugg höfn og að aðstoða þau við tillfininnga- og hegðunarstjórnun í daglegu lífi. Tengslamyndandi nálgun gerir starfsmönnum kleift að bregðast við krefjandi aðstæðum á hlýjan en um leið gagnreyndan hátt. Það er gert með fræðslu og handleiðslu frá fagaðilum. Starfsemi Vinakots byggist líka á atferliskerfum þar notast er við jákvæða styrkingu til að auka hegðun sem gagnast ungmennum í lífinu og minnka skaðlega hegðun sem gæti verið til staðar. Öll kerfin eru einstaklingsmiðuð að hverjum og einum og ekkert ungmenni er með sama kerfi og annað.

Starfsmannaval og þróun

Við leggjum áherslu á –

• Vellíðan í starfi.
• Að stuðla að heilbrigðu og öruggu vinnuumhverfi.
• Stuðning við heilbrigða og holla lífshætti
• Að mismuna ekki starfsfólki á grundvelli fötlunar, kynferðis, aldurs, trúarbragða, þjóðernis, stjórnmálaskoðana, kynhneigðar og annarra persónubundinna þátta eins og fram kemur í jafnréttisáætlun Vinakots.

Hvetjandi starfsumhverfi

Við leggjum áherslu á –

• Að starfsfólk vinni í hvetjandi starfsumhverfi með góðum starfsanda og öflugri liðsheild.
• Að góður starfsandi sé meðal starfsfólks og að það sýni hvert öðru fyllstu tillitsemi og virðingu í öllum samskiptum.
• Að starfsumhverfið einkennist af fagmennsku, heiðarleika og virðingu.
• Öryggi starfsfólks á vinnusvæði sé haft að leiðarljósi.
• Að allt starfsfólk gæti fyllstu þagmælsku í starfi.

Jafnvægi og vellíðan

Við leggjum áherslu á –

• Vellíðan í starfi.
• Að stuðla að heilbrigðu og öruggu vinnuumhverfi.
• Stuðning við heilbrigða og holla lífshætti
• Að mismuna ekki starfsfólki á grundvelli fötlunar, kynferðis, aldurs, trúarbragða, þjóðernis, stjórnmálaskoðana, kynhneigðar og annarra persónubundinna þátta eins og fram kemur í jafnréttisáætlun Vinakots.

Samskipti og upplýsingaflæði

Við leggjum áherslu á –

• Að stuðla að því að öll úrræði Vinakots vinni saman sem ein heild og skipta þar góð samskipti og upplýsingaflæði miklu máli.
• Að halda reglulega starfsmannafundi

Stjórnun

Við leggjum áherslu á –

• Að stjórnunarhættir Vinakots byggi á gildum, stefnum og framtíðarsýn stofnunarinnar.
• Að stjórnendur þekki vel starfsvettvang sinn og leggi grunn að góðum samskiptum.
• Að stjórnendur veiti nauðsynlegar upplýsingar, endurgjöf og hvatningu til árangurs og ábyrgðar í starfi.
• Markvissa upplýsingargjöf til starfsfólks.

Vinakot  gætir fyllsta jafnréttis við ákvörðun launa og annarra starfskjara. Allt  starfsfólk  skulu fá greidd jöfn laun og njóta sömu starfskjara fyrir jafnverðmæt störf. Skilgreining Vinakots á launajafnrétti styðst við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynnjanna nr. 150/2020.
Í 6. gr. Jafnréttislaga er eftirfarandi skilgreinig:

Konum, körlum og fólki með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá skulu greidd jöfn laun og njóta sömu kjara fyrir sömu eða jafn verðmæt störf.
Með jöfnum launum er átt við að laun skulu ákveðin á sama hátt fyrir fólk óháð kyni. Skulu þau viðmið sem lögð eru til grundvallar launaákvörðun ekki fela í sér kynjamismunun.
Starfsfólki skal ávallt heimilt að skýra frá launakjörum sínum ef það kýs að gera svo.

Til að framfylgja jafnlaunastefnunni skuldbindur Vinakot sig til þess að innleiða, skjalfesta og viðhalda jafnlaunakerfi í samræmi við kröfur ÍST 85:2012 staðalsins. Vinakot hefur innleitt verklag og skilgreint launaviðmið til að tryggja að starfsfólk fái greitt fyrir störf sín út frá verðmæti starfa óháð kyni eða öðrum ómálefnalegum sjónarmiðum.

Rekstrarstjóri ber ábyrgð á jafnlaunakerfi Vinakots og að það standist lög varðandi jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.

Til þess að framfylgja jafnlaunastefnunni skuldbindur Vinakot sig til að:

• Innleiða, skjalfesta og viðhalda jafnlaunakerfi í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012 og öðlast vottun í samræmi við lög nr. 150/2020 um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna.
• Vinna að stöðugum umbótum, eftirliti og viðbrögðum í samræmi við kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012
• Fylgja öllum viðeigandi lögum, reglum og kjarasamningum sem gilda á hverjum tíma og staðfesta hlítingu við lög
• Framkvæma innri úttektir og rýni stjórnenda árlega
• Framkvæma launagreiningu að minnsta kosti árlega þar sem jafnverðmæt störf eru borin saman til að tryggja að kynbundinn launamunur sé ekki til staðar. Helstu niðurstöður skulu kynntar fyrir starfsfólki
• Bregðast við óútskýrðum launamun með stöðugu eftirliti og umbótum þar sem þess er þörf
• Kynna jafnlaunastefnu fyrir starfsfólki og hafa hana aðgengilega almenningi

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Vinakot um skjólstæðinga og aðstandendur?

Vinakot fær persónuupplýsingar um skjólstæðinga og forráðamenn eða nánustu aðstandendur þeirra frá viðkomandi sveitarfélagi sem hefur óskað eftir vistunarúrræði. Aðeins er miðlað þeim persónuupplýsingum til Vinakots sem eru nauðsynlegar til að ná fram þeim markmiðum sem stefnt er að með vinnslunni, s.s. að tryggja skjólstæðingum nauðsynlega þjónustu. Vinnsla persónuupplýsinga um skjólstæðinga og aðstandendur þeirra sem miðlað er til Vinakots frá viðkomandi sveitarfélagi byggir almennt á heimild í lögum. Persónuupplýsingar um skjólstæðinga og aðstandendur þeirra sem er miðlað til Vinakots, eru eftirfarandi:

• nöfn
• kennitölur
• heimilisföng
• símanúmer
• netfang

viðkvæmar persónuupplýsingar, þá einkum heilsufarsupplýsingar, greiningargögn og eftir atvikum upplýsingar um félagslegar aðstæður (um skjólstæðinga). Þá kunna einnig að safnast persónuupplýsingar um skjólstæðinga á meðan vistunarúrræði stendur, s.s. heilsufarsupplýsingar sem skráðar eru í sjúkraskrá hjá sálfræðingi félagsins og upplýsingar er skráðar eru í dagála. .
Vinakot vinnur framangreindar persónuupplýsingar sem vinnsluaðili fyrir hönd viðkomandi sveitarfélög.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Persónuupplýsingum er miðlað frá viðkomandi sveitarfélögum sem ábyrgðaraðilum ellegar koma beint frá skjólstæðingum og/eða forráðamönnum þeirra.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Vinakot með persónuupplýsingar?

Vinakot vinnur með persónuupplýsingarnar í þeim tilgangi að veita skjólstæðingum sínum viðeigandi þjónustu á grundvelli samnings við sveitarfélög, meðal annars:

Við afgreiðslu umsókna um vistunarúrræði.
Við daglega starfsemi þjónustunnar, s.s. skráning um líðan skjólstæðinga.
Við meðferð skjólstæðings hjá sálfræðingi félagsins, s.s. skráning í sjúkraskrá.
Til að tryggja gæði þjónustunnar.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga

Vinakot varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar skjólstæðinga og aðstandenda gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Vinakot varðveitir persónuupplýsingar um skjólstæðinga eða aðstandendur þeirra aldrei utan EES-svæðisins.

Vinakot varðveitir persónuupplýsingar á meðan skjólstæðingur félagsins nýtir sér þjónustu þess. Þegar vistun lýkur sendir Vinakot viðkomandi sveitarfélagi þau gögn sem teljast á ábyrgð sveitarfélagsins.

Vinakot kann hins vegar að varðveita nauðsynlegar upplýsingar er tengjast vistun, s.s. þau gögn er teljast til bókhaldsgagna í samræmi við ákvæði laga um bókhald. Auk þess varðveitir félagið upplýsingar sem tengjast meðferð viðkomandi skjólstæðings og telst vera á ábyrgð félagsins, s.s. sjúkraskrárupplýsingar eins og nánar er kveðið á um í lögum um sjúkraskrár.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Vinakot miðlar ekki persónuupplýsingum um skjólstæðinga eða aðstandendur þeirra til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.

Að sama skapi miðlar Vinakot ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Vinakot um umsækjendur?

Vinakot safnar aðeins þeim persónuupplýsingum frá umsækjendum sem nauðsynlegar eru til að hægt sé að leggja mat á hæfni viðkomandi auk samskiptaupplýsinga. Persónuupplýsingarnar sem safnað er frá umsækjendum um störf geta t.d. verið:

• nöfn
• netföng
• símanúmer
• heimilisföng
• ljósmyndir
• starfsferill
• menntun

aðrar upplýsingar sem umsækjandi kann að deila með Vinakoti eða opinberlega, s.s. um tómstundir og áhugamál.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Upplýsingarnar koma alla jafna beint frá umsækjendum þegar þeir senda umsókn ásamt fylgigögnum til Vinakots. Umsóknir geta borist með tölvupósti eða á pappírsformi. Í sumum tilfellum koma persónuupplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur. Stundum nýtur Vinakot aðstoðar ráðningarskrifstofu í ráðningarferli. Í slíkum tilfellum kunna umsóknargögn að berast frá viðkomandi ráðningarskrifstofu.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Vinakot með persónuupplýsingarnar?

Vinakot notar persónuupplýsingar um umsækjendur starfa í ráðningarferlinu meðal annars í eftirfarandi tilgangi:

til að auðkenna umsækjendur;
til að hafa samband við umsækjendur;
til að sannreyna hvort meðmæli og aðrar upplýsingar sem umsækjandi veitir séu réttar;
til að meta hæfni umsækjenda til að gegna starfi hjá Vinakoti.
Vinnsla Vinakots samkvæmt framangreindu byggist á lögmætum hagsmunum og í því skyni að koma eftir atvikum á samningssambandi við viðkomandi aðila, enda fari vinnsla persónuupplýsinga um þá ekki fram í öðrum tilgangi en að meta hæfni þeirra til að gegna starfi hjá Vinakoti.

Í einhverjum tilvikum kann vinnsla að byggja á upplýstu samþykki viðkomandi aðila,svo sem ef um er að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 11. gr. laga nr. 90/2018. Þá skal þess gætt að beiðni um samþykki sé sett fram á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Viðkomandi hefur rétt til þess að draga samþykki sitt til baka hvenær sem er.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga?

Vinakot varðveitir persónuupplýsingarnar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingarnar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Vinakot varðveitir persónuupplýsingar um umsækjendur aldrei utan EES-svæðisins.

Starfsumsóknir eru varðveittar í tölvukerfum Vinakots á meðan á ráðningarferlinu stendur. Umsóknargögn þeirra sem ekki hljóta starf eru varðveitt í 6-12 mánuði frá því ráðningarferli lýkur. Ef af ráðningu verður varðveitir Vinakot umsóknargögn viðkomandi umsækjanda í samræmi við persónuverndarstefnu Vinakots fyrir starfmenn.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Vinakot kann að notast við ráðningarskrifstofu í ráðningarferli og getur umsóknargögnum í slíkum tilvikum verið miðlað til viðkomandi ráðningarskrifstofu.
Í öðrum tilvikum miðlar Vinakot ekki persónuupplýsingum um umsækjendur til þriðju aðila nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga, s.s. með ótvíræðu samþykki viðkomandi eða ef lagaskylda stendur til þess.

Að sama skapi miðlar Vinakot ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.

1. Hvaða persónuupplýsingum vinnur Vinakot um starfsmenn?

Persónuupplýsingarnar sem Vinakot safnar um starfsmenn geta t.d. verið:

• nöfn
• kennitölur
• heimilisföng
• símanúmer
• netföng
• ljósmyndir
• starfsferill
• menntun

viðkvæmar persónuupplýsingar, s.s. stéttarfélagsupplýsingar og heilsufarsupplýsingar.

2. Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá starfsmönnum Vinakots, s.s. við gerð ráðningarsamnings, við upphaf starfs, eða þegar þeir skrá vinnustundir og forföll. Í sumum tilfellum fær Vinakot upplýsingar frá þriðja aðila, t.d. frá umsagnaraðilum á borð við fyrri vinnuveitendur.

3. Í hvaða tilgangi vinnur Vinakot með persónuupplýsingar um starfsmenn?

Vinakot vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn að meginstefnu til að fullnægja skyldum sínum samkvæmt ráðningarsamningi, s.s. við greiðslu launa og til að inna af hendi greiðslur til lífeyrissjóða og skattyfirvalda. Einnig eru skráðar upplýsingar til að halda utan um viðveru starfsmanna og forföll þeirra. Þá kunna upplýsingar um starfsmenn að vera nýttar í því skyni að meta frammistöðu þeirra og hæfni í starfi.

4. Varðveisla og varðveislutími persónuupplýsinga?

Vinakot varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gerðar hafa verið tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að verja persónuupplýsingar gegn t.d. eyðingu og óheimilum aðgangi. Vinakot varðveitir persónuupplýsingar aldrei utan EES-svæðisins.
Vinakot varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn á meðan ráðningarsamningur milli aðila er í gildi og í fimm ár frá því að starfsmaður lætur af störfum hjá Vinakoti, nema lög heimili annað.

Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við lög um bókhald nr. 145/1994, en samkvæmt þeim ber að varðveita bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.

5. Viðtakendur persónuupplýsinga

Vinakot miðlar ekki persónuupplýsingum um starfsmenn til þriðju aðila nema að fengnu ótvíræðu samþykki þeirra eða til þess að uppfylla skyldur samkvæmt ráðningarsamningi.

Að sama skapi miðlar Vinakot ekki persónuupplýsingum til þriðju aðila sem staðsettir eru utan EES-svæðisins nema að hafa til þess heimild á grundvelli persónuverndarlaga.